Föreningsjuridik – kunskap minskar kriser

Reportage. Advokat Fredrik Engström delar med sig av tips och kunskap för att lättare kunna hantera kriser och oförutsedda händelser som är vanligt uppkommande i organisationer.

Fredrik_regigerad1

Fredrik Engström arbetar som advokat på Engström & Hellman Advokatbyrå. Byrån inriktar sig på den ideella sektorn, arbetsrätt och föreningsjuridik. Fredrik har också en lång erfarenhet av förtroendeuppdrag i ungdomsrörelsen, både som styrelseledamot i LSU och Sverok. Men han berättar att det bästa minnet från sin tid i ungdomsrörelsen är när han och hans nuvarande advokatkollega startade Ung media. 

Vi slår oss ner i den orangea soffgruppen på LSU:s kansli. Fredrik berättar om sin bakgrund och varför de startade byrån. Han menar att det finns få advokatbyråer idag som specialiserar sig på föreningsjuridik. Deras klienter ser olika ut, allt från bostadsrättsföreningar till studentkårer och organisationer. Fredrik är bland annat expert på föreningsrätt och det ansvar och skyldigheter som ryms däri, samt kopplingar mellan föreningsjuridik och arbetsrätt. Han menar att det som är spännande med juridik är att det inte alltid finns solklara svar på alla frågor. 

– Om man skulle skriva ner varje rutin skulle det bli enorma dokument, det fungerar inte. Det krävs en ständig utvärdering och det kommer alltid finnas luckor i lagstiftningen. Det vore ju hemskt att leva i ett samhälle där allt var reglerat, då skulle lagboken som idag redan är väldigt tjock bli 100 gånger tjockare. Vi skulle nog vara rädda för att göra fel hela tiden. 

Idag finns ingen särskild lag för ideella föreningar. Inte för att man glömt att reglera ansvar och skyldigheter för föreningar, utan för att ideella föreningar historiskt sett velat ha självbestämmande. Till exempel fackföreningar och hyresgästföreningar har lobbat hårt för att slippa bli reglerade och därför finns idag ingen föreningslag. 

Föreningar, lagar och hållbarhet 

Vi arbetar med hållbart engagemang och att förebygga ohälsa. Hur kopplar vi lagar till skapandet av hållbara organisationer? 

– Föreningsrätten har inte som syfte att lösa problemen med stress. I den arbetsrättsliga lagstiftningen har däremot mer hänsyn på senare tid tagits till de frågor ni arbetar med, exempelvis genom att ställa högre krav på den psykiska arbetsmiljön. Mycket av det skydd som arbetsmiljölagen och andra lagar ger gäller dock bara för de som är anställda och inte de som är förtroendevalda. Jag tror att genom att öka kunskapen om vilka rättigheter och skyldigheter som finns i uppdrag och anställningar så ökar tryggheten och många kriser kan undvikas. Då gäller det att hitta en balans mellan att uppfylla kraven och skapa organisatorisk och social hållbarhet. Det behöver bli tydligare vilka förväntningar som finns innan en tar på sig ett uppdrag, då finns också möjligheten att tänka efter och reflektera kring om en har tid att ta på sig uppdraget och om en har tillräckliga förutsättningar rent kunskapsmässigt. 

Vilka lagar behöver då föreningar ta hänsyn till? 

– Trots att det inte finns någon föreningslag är civilsamhället och föreningarna omgärdade av regleringar, både arbetsrättsligt, skatterättsligt, avtalsrättsligt och i viss utsträckning straffrättsligt. Därutöver finns också de egna ”lagarna” inom föreningarna som behöver följas så som stadgar, beslutsprocesser och interna styrdokument. Men i grund och botten har föreningar stor frihet. 

När det handlar om ansvar i ideella föreningar, alltså vilket ansvar en styrelse och dess ledamöter har, så finns det många principer som ska följas. Som exempel lyfter Fredrik skadeståndsskyldigheten. Som styrelseledamot har du fått något som kan liknas vid en fullmakt eller ett uppdrag att genomföra någonting och du kan bli skadeståndsskyldig om du inte genomför ditt uppdrag på ett rimligt aktsamt sätt. Det innebär att du kan behöva betala tillbaka pengar till föreningen som föreningen förlorat på grund av att du inte utfört ditt uppdrag på ett bra sätt. Årsmötet kan, efter att ha fått se verksamhetsredovisning och ekonomisk redovisning, välja att inte ge styrelsen ansvarsfrihet och öppnar då dörren för en eventuell skadeståndsprocess mot en eller flera ledamöter. 

– Att som styrelse inte få ansvarsfrihet innebär alltså inte per automatik att ledamöterna blir skadeståndsskyldiga utan föreningen behöver efter beslutet att inte bevilja ansvarsfrihet fatta ett nytt beslut om att väcka en skadeståndstalan inom ett år från det att verksamhetsberättelsen eller årsredovisningen behandlades på årsmöte. Under den tiden finns möjlighet att justera och hantera de problem som uppkommit och kanske reparera skadan. Ett skadeståndskrav blir oftast bara aktuellt om föreningen skadats allvarligt, exempelvis om skatter inte betalats i tid, vid bristande bokföring, om föreningen inte redovisat bidragsmedel till finansiärer, eller om styrelsen bidragit till att föreningens tillgångar förstörts eller förlorats. 

– Om jag ska nämna några rättsområden som är viktiga att ha koll på som förening för att undvika att orsaka föreningen skada, skulle jag säga: 

  1. Bokförings– och skatteförfarandelagen, för att ha koll på att föreningens intäkter och kostnader redovisas på rätt sätt och för att skatterna ska betalas i tid. 
  1. Arbetsrättsliga bestämmelser, för att de som anställs i föreningen ska få möjlighet att klara av sitt arbete. Exempel på lagar är lagen om anställningsskydd, medbestämmandelagen, semesterlagen och föräldraledighetslagen. 
  1. Arbetsmiljölagstiftningen, för att skapa hållbarhet genom att den fysiska och psykosociala arbetsmiljön håller hög nivå. 

Styrelsens ansvar 

I projektet Hållbart Engagemang och Ledarskap har det varit tydligt att en utmaning för organisationer är att det ofta väljs in helt nya styrelser. Där uppkommer mycket press på kunskapsöverföring och att en ska kunna delta direkt. Känner du igen det? 

 – Den här pressen är ju på många sätt också helt rimligt – det innebär mycket ansvar att i sitta i en styrelse. Vad en behöver förhålla sig till beror ju såklart på hur står organisationen är. Om man har anställda och flera miljoner i omsättning så är ju ansvaret rätt stort. Huvudprincipen när du sitter i en styrelse är i normalfallet att du inte har något personligt ansvar för beslut som styrelsen fattar, men du får inte vara vårdslös. Du kan inte heller ursäkta dåliga eller felaktiga beslut med att du var ung eller att du saknade tillräckliga kunskaper.  

Huvudprincipen när du sitter i en styrelse är att du inte har något personligt ansvar för beslut som styrelsen fattar 

Fredrik tillägger också att risken att göra skada är väldigt liten och att det är viktigt att unga människor vågar ta på sig uppdrag och inte skräms av juridiken. För stora organisationer som omsätter mycket resurser, krävs det att de jobbar hårt för att utbilda sin styrelseledamöter och ger bra stöd. Men i slutändan styrelseledamöterna som är ansvariga. 

Men vad kan föreningar sålla bort? 

– Börja med att sätta er ner på ett möte och titta på vilka saker som ni har att hantera, vad finns det för resurser och risker? Det är viktigt med dialog styrelsen emellan, men också med alla delar i organisationen eller föreningen. Tänk också att på de svåra ekonomiska frågorna alltid går att få hjälp med! 

Vilka följder kan det få om en förening inte genomför det som står i verksamhetsplanen? 

– Verksamhetsplanen är en instruktion för styrelsen. Styrelsen kan inte strunta i den instruktionen, framförallt inte om det får ekonomiska konsekvenser för föreningen, exempelvis om styrelsen missar att ansöka om bidrag som de fått i uppgift att söka. Men ibland kanske det vore ekonomiskt vårdslöst att genomföra hela “önskelistan”– då behövs dialog och kommunikation med föreningen. Och om det ekonomiska läget förändras under tiden efter årsmötet kan det ibland vara styrelsen skyldighet att dra i bromsen och välja bort sådana delar ur verksamhetsplanen som föreningen inte har råd med. 

Stora skillnader mellan anställning och arvodering 

Vad är skillnaden mellan lön och arvodering? Viktiga saker att tänka på? 

– Arvodering är en ersättning för ett förtroendeuppdrag och ska inte betraktas som lön. Visserligen betalas skatt på samma sätt för arvode som för lön, men i realiteten är det viktigt att vara tydlig med att de två ersättningstyperna skiljer sig åt. En arvodering regleras inte genom avtal och det går inte att tillämpa arbetsrättslig lagstiftning på en arvoderad person. Detta innebär bland annat att en arvoderad person inte har rätt till exempelvis övertidsersättning eller semester. Utgångspunkten är också att ”arbetstiden” för en arvoderad inte går att reglera i timmar. Den som har ett förtroendeuppdrag måste alltid utföra så mycket arbete som krävs för att uppdraget ska kunna genomföras på ett bra sätt. Sen är det såklart viktigt med återhämtning och ledighet, men det behöver regleras på ett annat sätt, framförallt genom god planering. Ett förtroendeuppdrag bygger på att förvalta ett förtroende och den skyldigheten är inte begränsad i tid. Om arvoderingen i för stor utsträckning utformas som en vanlig anställning finns risken att den arvoderade betraktas som en anställd istället för en förtroendevald. Det finns faktiskt exempel på personer som haft förtroendeuppdrag som föreningen blivit tvungen att säga upp och där det alltså inte varit tillräckligt att hen avgått från sitt uppdrag. 

Ett förtroendeuppdrag bygger på att förvalta ett förtroende, skyldigheten är inte begränsad i tid 

Hur kan en förening då arbeta för att göra det arvoderade uppdraget hållbart? 

– Jag tror att det är viktigt att göra en ordentlig årsplanering för att få översikt av när uppdraget kräver mer eller mindre tid. Att behöva avbryta en semester kan ju ses som ett misslyckande och något som organisationen eller föreningen ska sträva efter att motverka, även om det ibland inte kan undvikas om något oväntat händer i föreningen. Sen är det kanske viktigt att ibland vara lite tuff mot sina egna medlemmar och våga sätta gränser när förväntningarna blir orimliga. En verksamhetsplan ska inte vara en lång önskelista utan en realistisk plan som utgår från resurser och prioriteringar. 

Om det går så långt att en ordförande eller en annan person på ledande position behöver sjukskriva sig menar Fredrik att det viktigt att att organisationen tar ansvar. 

– Bara för att det inte finns lagstiftning för arvoderade så betyder det inte att det inte finns ansvar för föreningen. Alla personer som befinner sig i ett sjukdomstillstånd behöver uppbackning och avlastning. Alla organisationer måste ta det ansvaret. Om en person blir långvarigt sjukskriven kanske organisationen behöver kalla till extra årsmöte för att välja någon ny person till det uppdrag som ska utföras. Exempelvis kan ju skyldigheterna enligt bokföringslagen bli lidande, om kassören blir långvarigt sjuk. För anställda finns ju rehabiliteringsansvaret – men motsvarande ansvar finns inte för förtroendevalda. Det är dock viktigt att ta till åtgärder. Här går det att få hjälp med privata sjukvårdsförsäkringar eller olycksfalls- och sjukförsäkringar. Föreningen kan ju också anta en policy för hur styrelser ska hantera sjukdom och ohälsa. En ansvarsfull styrelse har självklart också planer för att undvika att det går så långt. 

Plötsligt inser vi att vi suttit i två timmar och pratat. Kaffekopparna är tomma och Fredrik ska snart springa iväg till ett nytt möte. Innan han går frågar vi om det är något som han känner att han ännu inte fått sagt som är viktigt. Han tänker efter ett tag och till slut säger han, 

– Jag tycker att det är viktigt att ideellt engagemang är lustdrivet, ohälsan ökar när det inte är kul. Mitt medskick är att ta avstamp i den lusten och förmedla den vidare!